L’évolution du document en entreprise

La force majeure du PC a été la bureautique, le tableur et le traitement de texte en tête. Ces deux logiciels ont été les killer apps du PC, permettant à Microsoft s’assoir son emprise sur cette plateforme.

Mais, comme toujours en informatique, le monde change. Le traitement de texte, quant à lui, n’a suivi que timidement cette évolution. Par conséquence, il commence à montrer des aspects obsolètes face à la page Web qui a des avantages incomparables.

L’évolution des technologies influence les habitudes

Il faut se rappeler que le traitement de texte a été conçu à une époque où tous les documents étaient imprimés. La manière la plus simple de « publier » un document Office -c’est à dire en un format que l’on ne peut plus modifier- est de l’imprimer.

Si le fameux « bureau sans papier » des années 80 a été un bide, il devient de plus en plus une réalité. Après avoir explosée entre 1980 et 2000, la consommation de papier au bureau a par contre baissée au cours de la dernière décennie. Les gens sont de plus en plus habitués à lire sur l’écran. Alors que jadis on allait imprimer autant de copies d’un document qu’il y avait de participants à une réunion, désormais on envoie le document par email, document que tout le monde regarde sur son portable PC.

Il existe plusieurs raisons à cette évolution. Tout d’abord, la technologie a évoluée. Il est plus facile de lire en ligne lorsque tout le monde est équipé d’un PC portable avec un réseau Wi-Fi. Qui plus est, la nouvelle génération d’employés est habituée à lire sur un écran.

Et la popularisation de la lecture sur écran a une influence sur le format du document. Là où un document Word typique commence par une page de garde et souvent un sommaire, une page Web affiche le contenu dés la première page, avec un entête réduit. Microsoft a beau railler Google Docs pour le manque de fonctionnalités élémentaires telles que la mise en page, les marges ou les numéros de page, ces fonctionnalités ne sont plus utiles lorsque l’on n’imprima pas. Au contraire, elles deviennent encombrantes.

Qui plus est, le Web nous a habitués à des liens entre documents avec des chargements rapides. Au-delà du Web, les textos, Twitter et Facebook nous ont habitués à des brèves de 140 caractères ou moins. La page d’entête et le sommaire sont moins au moins courants.

Microsoft a certes tenté d’intégrer le Web à Office avec SharePoint. Mais cela reste du bricolage, la philosophie de base n’ayant pas changée : devoir lire un document avec MS Office. Ouvrir un document reste bien plus lent qu’ouvrir une nouvelle page Web sur un intranet – il faut charger Office, et bien souvent un message s’affiche (se plaignant du format, etc.)

De son côté, le site Web s’est amélioré. Les wikis d’entreprise ont permit de maintenir des documents en ligne facilement. Et de plus en plus d’applications d’entreprise permettent d’afficher des rapports présentant données en temps réel, graphiques à l’appui.

Quel avenir pour MS Office ?

Si Word commence à être sérieusement concurrencé en entreprise, Excel l’est nettement moins. Il existe de nombreuses solutions qui permettent d’éditer facilement un document HTML au sein d’une entreprise. Mais bien plus rarement une feuille de calcul. Il existe certes Google Spreadsheet, mais le service peine à s’imposer – peut-être parce qu’il stocke les documents à l’extérieur de l’entreprise et ne peut pas facilement s’intégrer avec le système d’authentification de la compagnie.

Car Microsoft a été très agressif pour promouvoir sont architecture Office + Exchange + Active Directory + SharePoint. La vache à lait Office n’est pas prête de s’arrêter.

Mais s’il existe un vide, c’est qu’il existe une opportunité. Car le partage de document Excel reste toujours frustrant. On utilise parfois SharePoint, mais la plupart du temps on envoie un fichier en attachement d’un email, et au cours des retouches on se retrouve avec d’innombrables versions dans sa boite aux lettres. Les logiciels d’entreprise qui permettent déjà de créer des pages HTML auraient tout à gagner à permettre à permettre de partager une feuille de calcul aussi facilement que le fait Google Docs, le tout en permettant aux utilisateurs de s’authentifier avec leur compte Windows. Cela ne remplacera pas les documents Excel contenant des formules complexes ou des macros écrites en Excel Basic, mais cela concurrencerait les feuilles Excel que les gens créent à la va vite, comme pour se partager les tâches.

Reste à savoir si un éditeur va un jour se lancer…

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